OÉRI

Sur OÉRI

L’OÉRI  s’articule autour de la notion de  la  gestion des connaissances.  Il rassemble quatre  dimensions  associées à  la pratique de la  RI en un même outil d’évaluation  qui, plutôt que de s’intéresser à la production des rapports de la RI, isole les compétences nécessaires à l’exécution de cette fonction. Ces compétences sont les aptitudes qu’un professionnel de la RI doit posséder pour faire un travail de qualité de façon efficace et efficiente.  L’avantage de cette façon d’analyser les activités de RI est qu’elle offre aux établissements un outil multidimensionnel  qui leur donne un portrait du développement et du rendement de certains éléments clés.

Les quatre  dimensions  sont les suivantes:

  • Les compétences requises pour mener des activités de RI.
  • Les ressources nécessaires pour exercer ces activités.
  • Les secteurs organisationnels concernés.
  • Les  opérations qui s’appuient sur les données produites par la RI.

OÉRI

Vous trouverez davantage d’informations sur chacun des éléments de ce diagramme dans le  glossaire.

Le questionnaire d’autoévaluation  sert à mesurer  le  niveau de développement  des compétences pour souligner les  lacunes  à combler et  vous  donner des pistes à suivre  pour approfondir et développer vos activités.  Nous nous sommes inspirés des principes  de la gestion des connaissances pour  créer  une échelle de mesure du développement des compétences  qui comporte cinq  niveaux :   

NIVEAU 1

METTRE EN ŒUVRE.  À ce niveau, la collecte, la production, l’analyse et la diffusion des informations  et des connaissances  se font de manière ponctuelle, ce qui fait que ces activités ont des  retombées limitées et contribuent peu au rendement de l’établissement.   


NIVEAU 2

DÉVELOPPER. À ce niveau,  l’établissement  pose les premières actions pour élaborer une stratégie de gestion des connaissances qui doit être étroitement liée aux objectifs stratégiques généraux de l’organisme.  Les processus et les procédures mis en œuvre doivent être consignés  pour être répétables. Établir la répétabilité  constitue  l’aspect clé de ce niveau.   


NIVEAU 3

NORMALISER.  Les pratiques et les processus définis au niveau précédent sont utilisés de façon plus exhaustive.  La normalisation est particulièrement importante,  car elle permet à l’établissement de réaliser des économies d’échelle,  d’apprendre par l’expérience, d’établir des outils communs de mesure du rendement et de se concentrer sur le développement de compétences pouvant être adaptées à diverses circonstances.  À ce niveau, le travail d’équipe et la collaboration sont clairement observables.   


NIVEAU 4

OPTIMISER. À ce niveau, l’établissement exploite les processus et les approches déjà normalisés et les adapte à tous les secteurs  de l’organisme. Ce niveau se caractérise principalement par la recherche de mécanismes susceptibles d’optimiser les activités rendues répétables et normalisées aux niveaux précédents.   

 


NIVEAU 5

INNOVER. La normalisation et  l’optimisation effectuées aux niveaux précédents ayant rendu les activités plus efficaces et efficientes,  de nouvelles  ressources peuvent maintenant être consacrées à l’innovation.  L’innovation comprend l’acquisition de nouvelles informations et la réalisation de nouvelles analyses des informations existantes visant à répondre à des questions non résolues ou encore jamais posées.   

Connaisance ad hoc

Cette structure définit le niveau de développement de chaque compétence au moyen d’un énoncé descriptif.  Ces énoncés constituent la base du questionnaire qui sert d’outil de mesure objectif pour déterminer le niveau de développement atteint. Ce questionnaire attribue  un  niveau de développement pour chacune des compétences à l’égard de chacun des secteurs organisationnels.  Par exemple, dans le tableau ci-dessous, des énoncés décrivent le niveau de développement de la compétence conception de rapports.  Cette échelle mesure donc le degré de rendement de chaque aspect du travail en le situant entre les phases de mise en œuvre et d’innovation.   

Levels

Que votre bureau en soit aux premières étapes de  l’élaboration de  pratiques  normalisées et répétables ou qu’il soit à la recherche de façons d’innover et de constamment améliorer ses méthodes,  l’OÉRI est l’outil tout indiqué pour l’aider à établir les priorités  qui lui permettront d’atteindre ses objectifs.  

NOUVELLE COMPOSANTE: LA SAINE GESTION

Votre bureau de la RI interagit sans doute fréquemment avec d’autres services (ex.: technologie de l’information, finances, bureau du Provost) pour identifier les questions d’intérêt, collaborer à leur analyse, et faire des recommandations. Ceci exige la capacité d’établir et de maintenir des relations intra- et inter-organisations pour promouvoir la coordination et le dialogue nécessaires à résoudre des questions complexes. L’habileté à bien fonctionner dans cet environnement tout en aidant le bureau de la RI à accomplir la meilleure performance possible pour le bureau et pour le reste de l’établissement constitue la saine gestion. Vous êtes invités à participer à l’ajout d’une nouvelle échelle de saine gestion au cadre de référence de l’OÉRI. 

Définitions des finalités

 

Contrôle de la qualité

Désigne les informations utilisées dans les activités internes de gestion de la qualité (autoévaluations, évaluations des programmes d’étude ou des professeurs), dans les processus d’amélioration continue et les évaluations externes (processus d’agrément s’intéressant à la gestion des activités pédagogiques et de l’établissement, p. ex.) ainsi que dans toute autre activité servant à mesurer l’impact des processus de contrôle de la qualité.

Gestion et planification stratégique

Désigne les informations utilisées dans les activités de gestion et de planification stratégique comme la création de tableaux de bord et l’établissement d’objectifs institutionnels ou d’indicateurs de rendement.

Opérations internes

Désigne les informations employées dans le cadre des activités de gestion opérationnelle de l’établissement, tant sur le plan administratif que pédagogique. Cela comprend la gestion des demandes d’admission, des inscriptions et des activités concernant l’attribution des diplômes ainsi que la gestion du personnel et des ressources et les autres activités contribuant au contrôle de la gestion.

Positionnement institutionnel

Désigne les informations concernant la pertinence de l’offre pédagogique de l’établissement par rapport aux besoins du pays (du point de vue de l’agrément des programmes et de l’établissement), l’état actuel de la demande ainsi que l’évolution de l’offre et de la demande au fil du temps. Cela comprend aussi les informations sur la façon dont l’établissement se compare aux autres établissements du même ordre provenant notamment d’études comparatives et d’activités de réseautage.

Relations avec les groupes d’intérêt

Désigne les informations employées dans les rapports avec les acteurs externes (gouvernements, organismes d’agrément, médias), avec le secteur productif (entreprises privées et publiques, employeurs), avec d’autres établissements d’enseignement, avec les anciens étudiants et avec les responsables des activités d’internationalisation. Cela comprend également toutes les activités comportant des interactions avec la collectivité, comme les activités périscolaires pédagogiques et culturelles, la formation continue et les services sociaux.


Définitions des compétences

 

Analyse comparative

Compétence consistant à trouver des façons de mesurer et de comparer le rendement de divers établissements en se basant sur des critères stables. Il s’agit d’une compétence particulière car elle repose sur la compilation de données externes qui ne se prêtent pas toujours à la comparaison dans leur forme première. La plus simple manifestation de cette compétence consiste à être au fait de ce type de processus. La mise en œuvre d’études existantes témoigne d’une maîtrise supérieure de celle-ci et la création de nouvelles méthodes de comparaison en est l’application la plus avancée. Participer à des analyses comparatives réalisées par plusieurs établissements souhaitant se comparer l’un à l’autre sans avoir recours aux classements externes est une autre façon d’exercer cette compétence.

Analyse de l’information

Capacité à analyser des données à l’aide de méthodes quantitatives ou qualitatives dans le but de décrire une situation, de faire des comparaisons ou, à un niveau plus avancé, de créer des modèles (explicatifs ou de prévision) concernant les phénomènes propres à l’établissement afin de contribuer à la résolution de problèmes. Cette capacité est généralement associée au travail d’équipe ainsi qu’aux connaissances et à l’expérience des personnes qui l’exercent.

Collecte des informations

Ensemble d’aptitudes requises pour rassembler les informations nécessaires à la création de rapports ou d’études. Cela comprend la collecte de données provenant d’enquêtes réalisées auprès de divers groupes d’intérêt (d’abord par le simple fait de se tenir informé au sujet des enquêtes existantes, ensuite par la participation à des enquêtes en cours et, au niveau de participation le plus élevé, par la création et la mise en œuvre de nouveaux instruments lorsque cela s’avère nécessaire), la collecte de données effectuée au moyen d’autres méthodes qualitatives (groupes de discussion, entrevues avec des informateurs clés) ou l’extraction de données à partir des bases de données administratives. Les données recueillies peuvent provenir de l’établissement du professionnel de la RI ou d’autres organismes.

Communication des informations

La communication facilite l’utilisation des connaissances produites. Une maîtrise élémentaire de cette aptitude permet de transmettre des informations simples sur demande. À un degré de maîtrise supérieur, elle se traduit par la diffusion proactive d’informations en temps opportun et sur une base régulière. Les compétences en communication comprennent la capacité de déterminer à qui s’adresse l’information et à quoi servent les rapports ou les études afin de faire une diffusion adéquate des informations. Ultimement, elles peuvent aussi mener à la création de nouveaux canaux de communication servant à joindre de nouveaux auditoires et à élargir la portée de l’information.

Conception de rapports

Capacité d’élaborer et de produire des rapports simples comprenant d’abord des données statiques sur des secteurs individuels de l’établissement, puis des rapports un peu plus complexes en se basant sur des procédures préétablies et enfin de créer des rapports présentant des données jusque-là inédites. L’évolution des outils et des pratiques de RI facilite la production de moyens qui permettent d’accéder aux données en libre-service et la création de présentations et de visualisations conviviales qui facilitent la compréhension des données.

Recherche

Désigne la capacité à mettre en œuvre des aptitudes en recherche universitaire et/ou appliquée. Cette compétence est employée pour réaliser des études novatrices qui génèrent de nouvelles connaissances ou de nouvelles solutions à des problèmes pratiques. Elle comprend autant les améliorations et l’innovation en ce qui a trait aux pratiques pédagogiques de l’établissement que la présentation de résultats de recherches universitaires lors de conférences ou dans des publications à comité de lecture. La maîtrise de cette compétence s’observe davantage dans l’innovation que dans l’emploi répété de pratiques existantes.


Définitions des secteurs organisationnels

 

Gestion des finances

Ce secteur comprend les informations sur les budgets et le contrôle budgétaire, l’établissement de coûts des programmes, les états financiers, les sources de revenus, la comptabilité, les évaluations financières à moyen et à long terme, les projections de revenus et de dépenses, la gestion des projets stratégiques ainsi que d’autres sources d’informations financières sur l’établissement.

Infrastructures et équipement

Ce secteur comprend les informations sur les installations (salles, laboratoires, ateliers ou autres pièces à vocation pédagogique, espaces verts, culturels et installations sportives), leur disponibilité, leur habitabilité et leur facilité d’accès, la bibliothèque (collection, accès, ordinateurs), les infrastructures technologiques (systèmes d’information utilisés pour la gestion de données, infrastructures concernant l’enseignement à distance ou d’autres activités pratiques, bande passante) ainsi que les informations sur l’équipement utilisé pour l’enseignement, la recherche ou dans le cadre d’autres fonctions (disponibilité, qualité).

Recherche

Ce secteur comprend la recherche académique et appliquée ainsi que les activités concernant l’innovation et le développement expérimental. On y retrouve également les informations sur les projets de recherche, le financement interne, le financement public ou privé, les centres de recherche et les produits de recherche (publications, brevets, entreprises et autres produits de diffusion des connaissances pertinents, etc.).

Relations externes

Ce secteur comprend toutes les informations sur les activités concernant la collectivité ou par lesquelles l’établissement contribue à la société ainsi que les informations portant sur l’analyse et la compréhension de l’environnement. On y trouve aussi les informations sur les rapports entre l’établissements et d’autres organismes (partenariats et relations avec les gouvernements, les organismes d’agrément ou les médias), les liens entretenus avec le secteur productif (entreprises privées ou publiques, employeurs), les relations internationales, les relations avec d’autres établissements (autres établissements d’enseignement supérieur ou écoles secondaires), le suivi auprès des anciens étudiants (placement, enquêtes) ainsi que sur les activités périscolaires pédagogiques, culturelles et sportives, la formation continue et les services sociaux.

Ressources humaines

Ce secteur comprend les informations sur les professeurs (diplômes, formation et perfectionnement, activités professionnelles, rendement et évaluation du rendement, catégories professorales, parcours de carrière, plans de travail [c.-à-d. les heures consacrées à l’enseignement, à la recherche, à l’enseignement périscolaire et aux activités de gestion], recrutement, salaires et avantages) et sur les membres du personnel dont les gestionnaires, les professionnels, les administrateurs et les techniciens (parcours de carrière, embauche, salaires, etc.). On y retrouve aussi les informations sur la satisfaction du personnel (enquêtes).

Secteur pédagogique

Ce secteur comprend les informations sur les étudiants de premier et de deuxième cycle, comme le profil du revenu (le type d’école fréquenté, les caractéristiques socioéconomiques avant l’admission, les données démographiques, etc.), les données liées à l’admission (la moyenne au moment de l’admission, le cheminement pédagogique avant l’admission, la demande et la sélection, etc.), les programmes d’adaptation suivis (diagnostic et mesures d’adaptation), l’effectif, l’attrition, le rendement scolaire (assiduité, qualifications, etc.) et l’obtention des grades (diplomation, durée nécessaire à l’obtention du diplôme, etc.).

Services aux étudiants

Ce secteur comprend les informations sur les bourses d’études (internes et externes, distribution des fonds), les activités parallèles au programme ou hors programme (sportives, sociales, culturelles), les services d’aide aux études (soutien entre étudiants, soutien psychoéducatif), les services alimentaires, les autres services aux étudiants (financement de l’entrepreneuriat étudiant, des clubs et des organisations) ainsi que les enquêtes réalisées auprès des étudiants (satisfaction, participation).