FAQ

Foire aux questions

En quoi consiste l’autoévaluation? 

L’autoévaluation comporte un questionnaire en ligne  et une analyse des réponses présentée  sous la forme d’un rapport exécutif et d’un rapport détaillé.  Le questionnaire, conçu par DPM  Research, s’articule autour de la notion de la gestion des connaissances.  Cette approche s’intéresse aux différentes activités reliées à la RI et analyse leur utilité et leurs fonctions,  les  facteurs à l’œuvre dans le rendement de ces activités ainsi que les  compétences des  bureaux  de RI. DPM  Research  collaborera étroitement avec vous pour dresser la liste des intervenants clés qui seront invités à participer.   

Que recevrons-nous dans les rapports exécutif et détaillé?  

Le rapport exécutif met l’accent sur les compétences requises pour accomplir les activités de la RI, incluant une comparaison avec des établissements homologues.

Le rapport détaillé fournit des distributions de fréquences du niveau de développement de chaque compétence. Cette analyse inclut le développement des compétences à travers chaque secteur organisationnel, un examen des ressources qui appuient la RI, et les perceptions d’utilité et de pertinence de l’information produite par le bureau de la RI.  

Ceci constitue une excellente source d’information pour identifier les lacunes ainsi que les possibilités d’amélioration. Un exemple du rapport exécutif est disponible ici et un exemple du rapport détaillé est disponible ici (version en anglais, la version en français sera disponible sous peu).

En quoi cette autoévaluation  est-elle différente des  autres enquêtes sur la RI?  

Les enquêtes existantes  s’en tiennent  généralement  à la réalisation d’un inventaire des activités de RI. Elles s’intéressent parfois à des aspects précis du travail et à leur finalité, sans  toutefois  faire de distinctions claires.  L’OÉRI  est l’évaluation la plus exhaustive et structurée actuellement offerte.  Elle aborde distinctement chaque secteur et chaque activité, les questions de l’utilité,  de la pertinence ainsi que les facteurs d’influence.  Elle est  également  le  seul outil qui  évalue les compétences associées à la RI.  

Qui répond au questionnaire et comment sont choisis les participants?  

Le directeur de la RI répond au questionnaire sur le fonctionnement interne.  Un second questionnaire sert à recueillir les perceptions des intervenants concernés. Ces intervenants sont des personnes qui connaissent le bureau de RI ainsi que ses produits et services.  Ils  sont sélectionnés conjointement par le directeur de la RI et l’équipe de DPM  Research en fonction de la structure de l’établissement.    

Les  réponses seront-elles confidentielles? Le nom des participants sera-t-il visible?  

Les réponses seront  confidentielles  lorsque plusieurs d’entre elles sont regroupées.  La confidentialité sera partielle dans le cas des questions auxquelles le directeur de la RI est la seule personne à répondre.  Pour plus d’informations, veuillez prendre connaissance de notre  politique de confidentialité.   

Est-ce que DPM  Research  rendra les résultats de l’autoévaluation  publics?  

DPM  ne rendra pas les résultats de l’autoévaluation publics.  Cela dit, les réponses que vous fournirez en participant à ce projet seront ajoutées à la base de données qui servira à réaliser l’analyse comparative.  Lors de la production de cette analyse, vos données seront anonymisées en les regroupant avec celles des autres répondants.   

Comment les petits établissements peuvent-ils profiter de l’autoévaluation?  

L’évaluation a été conçue pour les établissements de toutes  les tailles.  Les petits établissements offrent  parfois une gamme de produits  plus limitée,  mais il n’en demeure pas moins important qu’ils sachent quelles compétences sont essentielles à la  conception  de ces produits et ce qu’ils peuvent faire pour favoriser le développement de leurs activités.  

Mon établissement n’a pas de bureau de RI à proprement parler.  Peut-il quand même participer?  

Dans les établissements qui n’ont pas de bureau de RI, certaines unités telles que le Bureau du Provost, le Registraire, les Finances ou le  service  des Technologies  de  l’information doivent prendre le relais de la production de rapports et d’analyses.  Les compétences nécessaires à la production de ces rapports et analyses  étant  les mêmes,  le processus d’évaluation s’y intéressera  pour évaluer leur  niveau.  DPM vous aidera à identifier les meilleurs participants pour compléter le questionnaire primaire. 

Comment l’approche de  l’OAARI  a-t-elle été validée?   

L’OÉRI  propose  une approche élaborée à partir de nombreuses années d’expérience en recherche institutionnelle et s’appuie sur de la documentation publiée au Canada et aux États-Unis.  Un test préliminaire du cadre de référence a été effectué au Canada. La première version complète du modèle a été validée au moyen de la  méthode de Delphes  et mise en œuvre avec succès  dans le cadre  d’une étude d’envergure nationale réalisée au Chili.  Les résultats de cette étude ont servi à perfectionner l’instrument  et des examens additionnels ont aussi été réalisés après la mise en œuvre du  modèle au sein d’un système universitaire des États-Unis.  

Ma connaissance des  compétences  associées aux  RI, des secteurs organisationnels et  des opérations  est  relativement  limitée.  Où puis-je trouver la définition de ces éléments?   

Vous trouverez une brève  définition  de chacun de ces éléments dans le  glossaire.  Pour  visionner un webinaire sur la structure  qui sous-tend l’évaluation  et les composantes de  celle-ci,  cliquez ici.  Pour obtenir une description approfondie de la structure,  vous pouvez également lire la publication  A  knowledge  management  framework  for  institutional  research  de  Díaz, V.E., Mercier, P., Pinsent, C. (2017)  dans  Theory and Method in  Higher  Education  Research  de  J. Huisman & M. Tight  (Eds.), Vol 3, pp. 155-179,  que vous trouverez vrais emblablement à votre bibliothèque. Vous pouvez également consulter en ligne le  manuscrit d’auteurs accepté pour publication.  

Combien de temps dois-je prévoir pour répondre au questionnaire?  

Répondre au questionnaire vous prendra environ une heure si vous êtes un intervenant  clé  ou jusqu’à deux heures si vous êtes administrateur d’un bureau de RI.  

Est-ce que je dois répondre au questionnaire en entier sans possibilité d’en sortir ou est-ce que mes réponses seront enregistrées?  

Vous pouvez répondre à une partie du questionnaire,  vous arrêter, et y revenir plus tard.  

J’ai fait une erreur en répondant à une question; est-ce que je peux revenir en arrière pour changer ma réponse?  

Oui.  Vous pouvez revenir aux questions précédentes et changer vos réponses avant de continuer ou de terminer.  

Je n’ai pas de réponse à donner à l’une des questions; cela affectera-t-il nos résultats?  

Si vous ne pouvez pas répondre à une  ou plusieurs  questions, ignorez-les  simplement.  L’absence de réponses limitera peut-être certaines interprétations et comparaisons,  mais l’incapacité à répondre à une question sera elle-même prise en compte pour voir si elle a un effet sur le développement de votre unité.  

Notre bureau n’exerce pas l’une des activités indiquées.  Que dois-je faire?  

Lorsqu’il sera observé qu’un bureau n’exerce pas une activité,  deux situations seront envisagées :   

1) Si l’activité est exercée  par un autre service,  est-ce la meilleure façon de faire  ou  est-ce que l’établissement serait mieux servi si cette activité était confiée, entièrement ou partiellement, au bureau de RI?  

2) Si l’activité n’est tout simplement pas exercée, est-ce parce que la mission de l’établissement ne l’exige pas ou serait-il souhaitable qu’elle le soit du point de vue du  développement des activités de RI  (et  serait-ce  possible compte tenu des  ressources)?  

Quand recevrons-nous les résultats de l’analyse?  

Un calendrier sera établi avec chacun des établissements qui participeront à l’autoévaluation.