Sobre TIRSA

Sobre TIRSA

TIRSA está basado en un marco conceptual para la gestión del conocimiento. El marco conceptual unifica cuatro dimensiones propias del análisis institucional en una sola herramienta de evaluación. De esta manera, TIRSA le da prioridad a la identificación de las competenciasnecesarias para las actividades de recopilación y estructuración de la información de la forma más efective posible, en lugar de enfocarse en dichas actividades en sí mismas. Las competencias corresponden a las habilidades que los profesionales que trabajan en AI deben poseer para ser capaces de producir reportes y análisis de alta calidad de forma eficiente y eficaz. La ventaja principal de implementar este instrumento radica en ofrecer a las instituciones una herramienta multidimensional para valorar la implementación y el desempeño de las dimensiones clave de AI.

Las cuatro dimensiones del marco conceptual son:

  • Las competencias necesarias para realizar las actividades de AI.
  • Los recursos que facilitan y contribuyen a estas actividades.
  • Los sectores organizacionales.
  • Las funciones que utilizan datos de AI.

Sobre TIRSA diagrama

Para obtener más información sobre cada uno de los elementos de este diagrama, consulte nuestro glosario.

El cuestionario de autoevaluación mide el grado de desarrollo de las competencias, destacando cuáles pueden fortalecerse e indicando oportunidades de crecimiento y de mejora potenciales. Hemos creado una escala, inspirada en los principios de la Gestión del Conocimiento, que mide el grado de desarrollo de cada competencia estructurado en cinco etapas, descritas a continuación. 

ETAPA 1

INICIO. En esta etapa, la recopilación, la producción, el análisis y la difusión de la información y el conocimiento se dan de forma aleatoria o ad hoc, limitando así su impacto sobre el desempeño organizacional.


ETAPA 2

DESARROLLO. En esta etapa, la institución establece las primeras acciones de una estrategia de gestión del conocimiento que debe estar íntimamente ligada a sus objetivos estratégicos. Los procesos y procedimientos a implementar deben documentarse para que sea posible repetirlos en el futuro. Esta capacidad de replicabilidad es la característica más importante de esta fase.


ETAPA 3

ESTANDARIZACIÓN. Las prácticas y los procesos identificados en la etapa anterior se empiezan a gestionar de forma integral. La estandarización es esencial porque permite a la organización beneficiarse de las economías de escala, aprender de la experiencia al establecer medidas de desempeño comunes y poner énfasis en el desarrollo de competencias que pueden adaptarse a diferentes circunstancias. Durante esta fase se observan claramente el trabajo en equipo y la colaboración.


ETAPA 4

OPTIMIZACIÓN. En esta etapa, la organización aprovecha los procesos y enfoques ya estandarizados y los adapta para su implementación en todos los sectores de la organización. Se pone énfasis en la búsqueda de mecanismos para optimizar las actividades que ya se están ejecutando de forma repetible y estándar.


ETAPA 5

INNOVACIÓN. Como consecuencia de la estandarización y de la optimización de las etapas anteriores, se alcanzan resultados a partir de un trabajo más efectivo y eficiente, por lo que es posible liberar recursos para su inversión en innovación. La innovación consiste en  la adquisición de nueva información o el análisis de la información existente utilizando nuevas metodologías para responder preguntas que aún no han sido abordadas o resueltas. 

Conocimiento ad hoc y aplicado

Este marco conceptual permite definir el grado de desarrollo para cada competencia en forma de una serie de afirmaciones. Estas afirmaciones constituyen la base del cuestionario, que es un instrumento de medición objetivo utilizado para determinar el grado alcanzado. El cuestionario asigna un grado de desarrollo a cada competencia según el sector organizacional. A modo de ilustración, las afirmaciones que describen el grado de progreso de la competencia Diseño de informesse detallan en la tabla a continuación. Esta escala mide el desempeño en cada una de las competencias desde la etapa de inicio hasta la etapa de innovación.

Etapas diagrama

Puede que su oficina de AI se encuentre en la etapa de creación e implementación de prácticas estandarizadas y replicables, o que esté buscando innovar y mejorar continuamente sus diseños de AI. En ambos casos, TIRSA es la herramienta perfecta para definir las prioridades que permitirán que usted, su oficina y su equipo alcancen estos objetivos.

UN NUEVO COMPONENTE: SENTIDO DE CUSTODIA

Las oficinas de AI interactúan frecuentemente con otros servicios y áreas de la institución, incluyendo  el Departamento de TIC, la Oficina de Finanzas y la Rectoría entre otros, con el fin de identificar temas de interés, colaborar durante las fases de análisis y formular recomendaciones. Esto requiere la capacidad de establecer y mantener relaciones intra e interorganizacionales para respaldar la coordinación y el diálogo necesarios al enfrentar problemas complejos. La capacidad de trabajar adecuadamente dentro de un contexto colaborativo al mismo tiempo que se promueve la excelencia dentro y fuera de la oficina de AI es como interpretamos el  concepto de sentido de custodia en relación con el AI. Con su participación en TIRSA, usted podrá participar en el desarrollo de la nueva escala Sentido de custodia, que está siendo desarrollada para su integración al marco conceptual. 

Definiciones de las funciones

 

Aseguramiento de la calidad

Se refiere a la información utilizada para realizar las actividades internas de aseguramiento y control de la calidad (procesos de autoevaluación, evaluación de programas académicos, evaluación del profesorado), los procesos de mejoramiento continuo y las evaluaciones externas (esto es, la acreditación tanto de la gestión académica como de la gestión institucional), así como las actividades cuyo fin es medir el impacto de los procesos de aseguramiento de la calidad.

Operaciones internas

Se refiere a la información utilizada para la gestión operativa de la institución, tanto administrativa como académica, que incluye la gestión de los procesos de solicitud de ingreso, inscripción y graduación. Abarca también la gestión del personal y de los recursos, así como otras actividades que contribuyen al control de la gestión.

Planificación y gestión estratégica

Se refiere a la información utilizada para la gestión estratégica y la planificación, como por ejemplo, tableros de mando, objetivos organizacionales e indicadores de desempeño.

Posicionamiento institucional

Se refiere a la información sobre la relevancia de la oferta académica de la institución con respecto a las necesidades del país (tanto en términos de la oferta académica como en términos de la acreditación institucional), el grado de demanda y las fluctuaciones de oferta y demanda a lo largo del tiempo. Incluye información sobre el estado comparativo de la institución con respecto a otras instituciones similares, obtenida a través de  análisis comparativos (benchmarking) y la creación de redes interinstitucionales (networking), entre otros.

Relaciones con grupos de interés

Se refiere a la información utilizada durante la interacción con terceras partes (el gobierno, las agencias de acreditación y los medios de comunicación), con el sector productivo (empresas privadas o públicas, empleadores), otras instituciones educativas o grupos de exalumnos. Incluye actividades de internacionalización y abarca además todas las tareas que implican interactuar con la comunidad, tales como la extensión académica y cultural, la oferta de educación continua y las iniciativas de servicio social.


Definiciones de las competencias

 

Analizar información

Se define como la capacidad de analizar datos utilizando metodologías cuantitativas o cualitativas que permiten describir una situación, realizar comparaciones o, en un grado de desarrollo de la competencia más avanzado, desarrollar modelos (explicativos o predictivos) de fenómenos institucionales con el fin de contribuir a la resolución de problemas. Esta capacidad de análisis suele estar relacionada con el trabajo en equipo y depende, en gran medida, del conocimiento y la experiencia de los participantes.

Comunicar información

Facilita el uso del conocimiento generado. Un grado de competencia básico corresponde a la comunicación de tipo reactivo, a través de la cual se proporciona información básica solo cuando esta es solicitada. La competencia evoluciona a un nivel proactivo cuando se da la distribución de información oportuna de manera continua. Las habilidades de comunicación incluyen la capacidad de identificar a la audiencia, así como la habilidad de definir el propósito de los informes y estudios para tomarlos en cuenta durante el diseño de la estrategia de comunicación. Eventualmente, su objetivo es abrir nuevos canales de comunicación, llegar a diferentes audiencias y generar un mayor impacto.

Diseñar reportes

Se define como la capacidad de diseñar y producir informes. Un grado de competencia básico corresponde a la producción de informes estáticos sobre un sector organizacional a la vez. Un grado de desarrollo intermedio incorpora el uso de procedimientos preestablecidos a la producción de informes. En su expresión más compleja, permite crear informes sobre datos que no existían previamente. A medida que la función de AI se desarrolla, se promueve el acceso autónomo del usuario a los datos, así como la creación de interfaces y visualizaciones en interfaces amigables con el fin de favorecer la comprensión de la información.

Investigar

Incluye el desarrollo de habilidades de investigación académica y / o aplicada. Su objetivo es desarrollar estudios innovadores que generen nuevos conocimientos o soluciones innovadoras a problemas prácticos. Se refiere tanto a la mejora e innovación de las prácticas educativas dentro la institución, como a los estudios académicos presentados en conferencias o a publicaciones científicas. El objetivo no es repetir las prácticas existentes, sino más bien innovar.

Realizar análisis comparativos

Consiste en identificar formas de medir y comparar el desempeño de diferentes instituciones utilizando criterios de comparación equivalentes. Es una competencia en sí misma dado que requiere el desarrollo de habilidades particulares para recopilar datos externos que podrían no estar estructurados para efectos de una comparación. Un grado de competencia básico requiere mantenerse al día sobre la existencia de iniciativas de este tipo mientras que, en un grado de desarrollo intermedio, el personal de AI participa en análisis comparativos ya existentes. La competencia, en su expresión más compleja, permite desarrollar nuevas estudios comparativos. Esta competencia excluye la participación en rankings externos.

Recopilar información

Corresponde a las diferentes habilidades que se requieren para obtener la información necesaria con el fin de elaborar informes o estudios. Incluye la recopilación de datos a través de encuestas realizadas a diferentes grupos de interés, la recopilación de datos usando otros métodos cualitativos (grupos de discusión, entrevistas con personas clave) y la extracción de información a partir de bases de datos administrativas. En el caso de las encuestas, un grado de competencia básico requiere mantenerse al tanto de las encuestas existentes  y un grado de desarrollo intermedio implica participar en encuestas en marcha. El desarrollo de la competencia culmina cuando se elaboran e implementan encuestas nuevas e innovadoras que solventan lagunas de información. Es posible compilar datos de la propia institución, de otras instituciones de educación superior o bien, de organizaciones privadas o públicas.


Definiciones de los sectores organizacionales

 

Gestión financiera

Incluye información sobre presupuestos y control presupuestario, costos de programas, estados financieros, fuentes de ingresos, contabilidad, evaluaciones financieras a mediano y largo plazo, proyecciones de ingresos y gastos; y gestión de proyectos estratégicos, así como otras fuentes de información financiera de la institución.

Infraestructura y equipamiento

Incluye información sobre las instalaciones (aulas, laboratorios, talleres u otros espacios de aprendizaje especializados, áreas verdes o destinadas para actividades deportivas y culturales), disponibilidad, habitabilidad y facilidad de acceso a las instalaciones, características  de la biblioteca (volumen y calidad de la colección, acceso, computadoras) y la infraestructura tecnológica (sistemas de información que apoyan la gestión de datos, infraestructura para la educación a distancia u otras tareas prácticas, ancho de banda), así como información sobre el equipo necesario para apoyar las actividades de enseñanza, investigación u otras funciones (disponibilidad, calidad).

Investigación

Incluye tanto la investigación académica y aplicada, como las actividades de innovación y desarrollo experimental. Abarca información sobre proyectos de investigación, financiamiento interno, financiamiento público o privado, centros de investigación y productos de investigación (por ejemplo, publicaciones, patentes, empresas u otros productos relevantes que contribuyen a la difusión y diseminación del conocimiento).

Recursos humanos

Incluye información sobre el profesorado (por ejemplo, grado académico, procesos de capacitación y formación, actividades de desarrollo profesional, información sobre su desempeño y  evaluación, rango o clasificación académica, trayectoria profesional, planes de trabajo -es decir, horas dedicadas a la enseñanza, investigación, extensión y gestión- e información sobre el proceso de  contratación, salarios y beneficios), así como sobre el personal, ya sean jefaturas, profesionales, administradores o perfiles técnicos (por ejemplo, trayectoria profesional, proceso de contratación y salarios). Incluye también información sobre la satisfacción del personal (encuestas).

Sector académico

Incluye la información sobre los estudiantes de pregrado y posgrado: el perfil de ingreso (por ejemplo, tipo de escuela, características socioeconómicas antes del ingreso e información demográfica), datos sobre la admisión (por ejemplo, promedio de admisión, carrera académica antes del ingreso e información sobre el proceso de aplicación y selección), los programas de adaptación (por ejemplo, información sobre actividades de diagnóstico y de aplicación de medidas correctivas), datos sobre la inscripción, la deserción y el rendimiento académico (por ejemplo, récord de asistencia y récord de calificaciones) e información sobre el título obtenido (por ejemplo, título alcanzado, año de graduación y graduación oportuna).

Servicios estudiantiles

Incluye información sobre becas (internas o externas, distribución de fondos), actividades cocurriculares y extracurriculares (deportivas, sociales, culturales), servicios de apoyo académico (mentores, apoyo psicoeducativo), servicios alimenticios y otros servicios para estudiantes (fondos para emprendimiento estudiantil, clubes y organizaciones), así como encuestas estudiantiles (satisfacción o participación estudiantil).

Vinculación y extensión

Incluye toda información sobre las actividades que involucran a la comunidad o mediante las cuales la institución contribuye a ella, así como toda la información relacionada con el análisis y la comprensión de su contexto. También incluye información sobre las relaciones que la institución mantiene con otras organizaciones (por ejemplo, cooperación y relación con el gobierno, con las agencias de acreditación o con los medios de comunicación), vínculos con el sector productivo (empresas públicas o privadas, empleadores), relaciones internacionales, relaciones con otras instituciones educativas (de educación superior o secundaria) y el seguimiento a exalumnos (inserción laboral, encuestas), así como actividades de extensión académica, cultural y deportiva, educación continua y servicios sociales.